ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca işbu Aydınlatma Metni ile, CEY MEDYA PRODÜKSİYON REKLAMCILIK LTD.ŞTİ. (CEY MEDYA) olarak veri sorumlusu sıfatıyla, işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendiriyoruz.

1-  Kişisel veri nedir?

Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

2- Kişisel Verinin İşlenmesi Ne Demektir?

Kişisel verilerle gerçekleştirilen her türlü faaliyet kanun kapsamında kişisel verilerin işlenmesi olarak değerlendirilmektedir.

3-  Verilerinizi Kim İşliyor?

Veri sorumlusu sıfatıyla CEY MEDYA PRODÜKSİYON REKLAMCILIK LTD.ŞTİ. (CEY MEDYA) olarak, talep ettiğimiz ve bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizin işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak aşağıda açıklanan kapsamda işliyoruz.

4- Hangi Kişisel Verilerinizi, Hangi Amaçlarla ve Hangi Hukuki Sebeplerle İşliyoruz?

İşverenininiz olarak, sizlerle çalışabilmemiz ve karşılıklı yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz için işlememiz gereken kişisel verilerinizi; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işliyor ve saklıyoruz.

Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’un 5. ve 6. maddelerine uygun olarak aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle işlenmektedir:

5-  Kişisel Verilerin CEY MEDYA’nın Meşru Menfaatleri Kapsamında İşlenmesi

Şirketimizin iştigal konusunun gerektirdiği faaliyetleri yürütmek için şirketimizin meşru menfaatleri, kişisel verilerinizin işlenmesini gerekli kılmaktadır. Nitekim bu kapsamda, suistimallerin önlenmesi, iş etiğine uygun olmayan davranışların engellenmesi (maddi manevi şahsi menfaat elde edilmesi, güvenin ve/veya hakkın kötüye kullanılması, görevin gerektirdiği azami özenin gösterilmemesi vb.) Fabrikamızın işleyişi, şirketimizin ticari faaliyetlerinin devamının sağlanması, her türlü idari işlemin yürütülmesi, genel güvenlik veya iş güvenliğinin sağlanması gibi nedenlerle veri işleme faaliyeti yapılmakta ve veriler iş yaptığımız 3. kişi ve firmalar ile banka ve Sgk gibi kurumlara aktarılmaktadır. Tüm bu durumlarda sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemeye büyük bir özen gösterilmektedir.

Şirketimizde, kurumsal bilgi iletişim araçları (telefon, mobil telefonlar, bilgisayarlar, internet bağlantıları, e-postalar) üzerinde denetim ve gözetimlerimiz söz konusu olmaktadır. Yine iş sağlığı ve güvenliği, genel güvenlik, ürün güvenliği, performans ve denetim amaçlarıyla işyerimizde kamera ile izleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. Şirketimiz (varsa) araçlarında güvenlik, araçların ve personelin daha etkili bir biçimde yönetimi gerekçeleriyle, araç takip sistemi uygulayabilmektedir. Şirket araçlarımızda yakıt alımlarında Taşıt Tanıma Sistemi bulunuyorsa mesai saatleri içerisinde olmak kaydı ile lokasyon bilgisi tespiti yapılabilmektedir.

6-  Hangi Kişisel Verileriniz İşlenmektedir?

İşlemekte olduğumuz kişisel verileriniz ad, soyad, başvuru formlarınız ve referanslarınız, iş sözleşmeniz ve değişiklikleri, iletişim bilgileriniz, bordro için gerekli olan bilgileriniz, acil durumlarda iletişim kurulacak kişiler gibi aile veya yakın bilgileriniz, eğitim kayıtlarınız, performans değerlendirme kayıtlarınız, seyahat bilgileriniz, disiplin kayıtlarınız, kamera kayıtlarınız gibi bilgilerden oluşmaktadır. Bu bilgileri ad-soyad gibi kimlik, telefon-eposta gibi iletişim, işe giriş belgesi-özgeçmiş gibi özlük, diploma bilgileri-sertifika gibi mesleki deneyim, Kredi ve risk gibi finansal, teknik-idari risklerin yönetilmesi için risk yönetimi, Malvarlığı bilgileri konum-seyahat bilgileri gibi gibi lokasyon, şifre- parola-ip adresi gibi işlem güvenliği, giriş-çıkış gibi fiziksel mekan güvenliği, sabıka kaydı-dava bilgileri gibi Hukuki İşlem bilgileri, kamera-ses kayıtları gibi görsel ve işitsel bilgiler ile sağlık ve diğer özel nitelikli bilgiler olarak kategorize edilmektedir.

Sağlık bilgileriniz de işlediğimiz kişisel verileriniz arasında yer almaktadır. Sağlık bilgileriniz kural olarak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan iş yeri hekimleri tarafından işlenebilecektir. Sağlık verilerinizin özel nitelikli olduğunu ve bunları yetkili sağlık personeli dışındaki kişilerle paylaşmamanızı önemle hatırlatıyoruz.

Bunun yanı sıra, sağlık verileriniz hastalığa bağlı raporlu devamsızlık, iş kazalarının/meslek hastalıklarının bildirilmesi ve izinleri, özel sağlık sigortası yapılması durumunda buna ilişkin işlemler, hamilelik ve doğum izinleri, engellilik durumu ve vergi muafiyeti gibi konularda yetkili personel tarafından da değerlendirilmesine, bunların özellikle bordro süreçlerinin yürütülebilmesi; puantaj işlemlerinin gerçekleştirilmesi, devamsızlık ve raporların takibi ile özlük haklarınızın sağlanabilmesi veya hukuki süreçlere konu olması durumunda bu süreçlerin yürütülmesi için işlenmesine ve gerektiğinde ilgili kişi ve kuruluşlara paylaşılması için (yetkili sağlık ve iş güvenliği kuruluşları, İş Kur ve SGK, hizmet alınan hukuk büroları ve mahkemeler vb.) onayınıza ihtiyaç duymaktayız. (Açık Rıza Metni-1)

Kural olarak gereken durumlar ve pozisyonlar için, yukarıda belirttiğimiz ilkeleri esas alarak Şirket operasyonlarımızın güvenliği amacıyla onay vermeniz durumunda ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verilerinizi talep edebiliyoruz. (Açık Rıza Metni-2)

Şirketimiz ayrıca açık onayınız bulunması durumunda, fabrika içerisinde çekilen tanıtım filmleri çerçevesinde bireysel filminiz ve görüntülerinizi, bireysel resminizi ve eğitimler ile benzeri etkinliklerde çekilen toplu resimleri, filmleri, çalışan bağlılığını ve yakınlığını arttırmak, ekip ve arkadaşlık ruhunu kurmak ve geliştirmek, çalışanın Şirket içinde ve dışında bilinirliğini sağlamak amaçlarıyla yalnızca şirket çalışanları tarafından erişilebilen şirket intraneti, web üzerinden herkes tarafından erişilebilir şirket web sitesi, çalışan haber bülteni, yıllık raporlar gibi platformlar ile Şirketin İnstagram, Facebook, Twitter, YouTube ve benzeri sosyal medya kanalları gibi yurt dışında bulunan araçlar üzerinde işleyebilmekte ve özellikle bu konuda hizmet veren kuruluşlarla (ajanslar, yemek firması, yayın ve baskı kuruluşları, basın kuruluşları, İnstagram, Facebook, Twitter, YouTube gibi sosyal medya kanalları) paylaşabilmektedir. Bu noktalarda da onayınız talep edilmektedir. (Açık Rıza Metni-3) Yine iş sağlığı ve güvenliği, genel güvenlik, ürün güvenliği, performans ve denetim amaçlarıyla kamera ile izleme ve kayıt yapılmaktadır.

CEY MEDYA ayrıca onayınız bulunması durumunda, doğum, ölüm gibi sizinle ve yakınlarınızla ilgili özel durumları, özlük bilgilerinizi çalışan bağlılığını, yakınlığını ve motivasyonu arttırmak, ekip ve arkadaşlık ruhunu kurmak ve geliştirmek amacıyla şirket intraneti, basılı çalışan haber bültenleri ve diğer iletişim araçları ile işleyip paylaşabilecektir. (Açık Rıza Metni-4)

CEY MEDYA çalışanlarımızın iş sözleşmesi ve devamında gereken işlemlerinin (puantaj, tahakkuk, bordrolama vb.) yürütülebilmesi için kişisel verilerinizi bulut ortamında saklamak amacıyla yurt dışında bulunan sunucularda kanun uyarınca gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almak suretiyle açık rızanız olması halinde aktarmakta ve muhafaza etmektedir. (Açık Rıza Metni-5)

7-  Kişisel Verilerinizi, Hangi Amaçlarla ve Hangi Hukuki Nedenlerle Aktarıyoruz?

Çalışanlarımızın kişisel verileri şirketin meşru menfaatleri, kanunda açık olarak öngörülen durumlar, Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması durumunda, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, yasal takip durumlarında, hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumlarında üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. Örneğin, bankadan maaş ödemelerinin yapılabilmesi amacıyla finansal kuruluşlar; Bireysel Emeklilik veya Özel Sağlık Sigortası Şirketlerine sigorta işlemlerinin yapılabilmesi amacıyla iş ortaklarımız; çalışanlarımıza sunulan eğitimler kapsamında hizmet alınan eğitim firmaları, organizasyon ve etkinlik süreçlerinin yürütülmesi amacıyla iş ortaklarımız; Şirketimizin çalışma şartlarını denetleyen ve bu doğrultuda Şirketimiz ile iş birliği kurma niyetinde olan iş ortaklarımız; çalışanlarımıza sunulan yükseköğretim programları kapsamında iş ortağımız olan üniversiteler; çalışanlarımıza sağlanan yan haklar kapsamında anlaşmalı olduğumuz vakıflar ve hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında kanunen yetkili kamu kurumları ile kanunen yetkili özel kurumlar ile veri paylaşımı gerçekleştirilebilmektedir.

8-  Kişisel Verilerinizin Güvenliği ve Saklanması

Kişisel verilerinizi güvenli ortamlarda saklanmakta ve aktarım yapılacaksa bu konuda gereken tedbirler alınmaktadır. Toplanan kişisel verilerinizi öncelikle ilgili mevzuatta zorunlu kılınan süreler boyunca saklanmaktadır. Hukuki gereklilikler özel bir sürenin uygulanmasını gerektiriyor ise bu sürelere uygun hareket edilmekte ve özellikle yasal zamanaşımı sürelerini esas alarak saklama sürelerini belirlenmektedir. Suça konu bir eylemin söz konusu olması halinde ise kişisel verileriniz Türk Ceza Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süresince tutulmaktadır.

9-  Kişisel Verilerinizi Nasıl Topluyoruz?

Kişisel verilerinizin büyük bir çoğunluğu sizin bize verdiğiniz bilgiler ile bizlere telim etmiş olduğunuz matbu formlar aracılığı ile elde edilmektedir. İşyerimizde kamera sistemleri ile ses olmadan sadece görüntü kaydı yapılmakta, giriş çıkışlarda kullanılan geçiş kontrol sisteminden, araç takip sistemi ile mesai dahilinde konum bilgileri toplanmakta, yine bazı durumlarda, Şirket Yöneticileri gibi iç kaynaklardan veya referanslarınız veya çalışma hayatı gereklilikleri nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları tarafından tesis edilmiş olan sistemler ile Şirketimiz içerisinde insan kaynakları süreçlerinin tek bir kanaldan yürütülmesini sağlamak üzere kullanılmakta olan insan kaynakları sistemlerimiz üzerinden de kişisel verileriniz bize ulaşabilmektedir. İşlediğimiz bilgiler kağıt ortamında (anket, başvuru formları, puantajlar) gibi otomatik olmayan yöntemlerle toplanabildiği gibi, e-mail üzerinden gönderilen belgeler gibi kanallarla otomatik yöntemler ile de toplanabilmektedir.

10-   Kişisel Verileriniz ile İlgili Haklarınız Nelerdir?

KVKK’nın 11. maddesi gereği kişisel verilerinizin; a) işlenip işlenmediğini öğrenme, b) işlenmişse bilgi talep etme, c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç)yurtiçinde/yurtdışında aktarıldığı 3. kişileri bilme, d) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

7. e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme, f)aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile birlikte talebinizi; ‘CEY MEDYA PRODÜKSİYON REKLAMCILIK LTD.ŞTİ. (CEY MEDYA) Anadolu Cad. No:41/101 Bayraklı/İzmir’ adresimize bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya 6698 sayılı Kanun’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.

Eposta: info@ceymedya.com

Başvuru formuna www.ceymedya.com adresinden ulaşılabilir.